06	BRIEFING DE LA SOCIETE DE PRODUCTION
	Après l’acceptation du scénario par le client, l’agence doit décider si elle va demander un devis à une seule société de production qu’elle peut recommander ou des devis à plusieurs sociétés concurrentes, devis qu’elle pourra par la suite analyser avec le client. Le nombre de sociétés consultées ne doit pas dépasser trois. La (ou les) société(s) de production doit (doivent) être informées dès le départ si un ou plusieurs devis ont été demandés. Si l’agence a demandé un seul devis, et qu’elle décide par la suite d’en demander d’autres, la société initialement consultée doit en être informée. Dans un premier temps, il convient d’organiser une réunion de briefing regroupant l’agence et la (ou les) société(s) de production concernées ainsi que le producteur TV et l’équipe créative afin de s’assurer de l’accord de tous sur les principaux éléments de la production. Les points abordés lors de cette réunion doivent être exposés et confirmés dans le document intitulé briefing de production et d’assurance (PIBS). Voir document 2 “Briefing de production et d’assurance” Que le devis soit demandé à une seule société ou sur une base concurrentielle, les règles suivantes doivent être appliquées : Toutes les sociétés ayant accepté de présenter un devis doivent recevoir un PIBS respectant a présentation convenue dans le secteur et qui doit préciser toutes les caractéristiques particulières ou les exigences de la production. Le briefing doit comprendre toutes les informations pertinentes depuis la recherche sur storyboard et l’animation jusqu’à la maquette du spot. En l’absence de communication d’un PIBS par l’agence, le devis pourra faire l’objet de rectifications si les exigences de l’agence, que la société de production ne connaissait pas au moment de la préparation du devis, lui sont communiquées à un stade ultérieur. Le client doit être entièrement informé de la procédure. Si l’autorisation de tournage des autorités locales n’a pas été obtenue avant la demande des devis, il convient de l’obtenir le plus rapidement possible. La (ou les) société(s) doivent être informées de tous les faits nouveaux, et en particulier de ceux susceptibles d’avoir un effet sur les aspects créatifs initialement prévus dans le briefing. La (ou les) société(s) impliquées doivent recevoir tous les documents pertinents afin de leur permettre d’effectuer une appréciation raisonnable des paramètres du budget et d’éviter ainsi qu’elles ne développent des concepts ne correspondant ni au budget, ni aux attentes de l’annonceur et de l’agence. L’agence doit fournir un planning de la production et indiquer la date de livraison du spot publicitaire fini, que ce soit pour une conférence des ventes ou pour sa diffusion. Il convient de prévoir un délai suffisant pour la préparation des devis, notamment lorsque la production requiert la construction de décors importants, des extérieurs à l’étranger ou lorsque la (ou les) société(s) de production doit(doivent) effectuer des recherches pour pouvoir finaliser le devis. Lorsqu’il a été décidé de demander des devis concurrentiels, toutes les sociétés doivent disposer du même délai pour préparer leurs devis et doivent le remettre à la même date. Sauf en cas de procédure rapide de production, il convient de prévoir un minimum d’une semaine ouvrable entre la réunion de briefing et la remise d’un devis. Une offre de production est considérée comme définitive, si celle-ci est basée sur la note d’intention du metteur en scène. Les offres déposées, établies avant qu’on ait pris connaissance de cette note d’intention, sont considérées comme estimations sur base du script. Tous les devis doivent respecter la forme du “devis de production”. Voir Document 3 : "Devis de production"
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