Contrat conclu entre le client et l’agence

Il doit exister un contrat écrit officiel entre l’annonceur et l’agence, qui doit préciser toutes les responsabilités des parties. Ces responsabilités comprendront le détail des arrangements convenus en matière de paiement, qui devront respecter les arrangements de paiement recommandés entre agences et sociétés de production.

Les modalités de cet accord doivent contenir des dispositions spécifiques relatives au paiement des frais de production des films.

Devis de production

L’agence doit obtenir l’accord écrit de l’annonceur quant au choix de la société de production avant l’engagement de toute dépense de production.

Le devis de production doit être établi en détail sur le formulaire prévu à cet effet.

Acceptation

Lorsqu’il reçoit le devis de l’agence, l’annonceur doit soit communiquer son acceptation par écrit, soit faire part de ses questions sans retard. S’il s’avère nécessaire d’avoir des entretiens supplémentaires avec la société de production sélectionnée pour parvenir à un prix contractuel accepté par tous, cette procédure doit être complétée dans les cinq jours ouvrables.

L’annonceur doit prendre les mesures d’organisation internes appropriées pour assurer que les acceptations seront données dans un délai suffisant pour respecter la date de livraison prévue et comprenant :
1. La répartition des responsabilités de décision ;
2. Les méthodes d’émission des ordres d’achat (ou de toute autre forme d’acceptation)
3. La procédure d’autorisation des paiements.

Si la mise en route de la production est retardée, l’annonceur doit immédiatement en informer l’agence qui le signalera à la société de production. Cette situation peut entraîner la perte de personnel clé (par ex. le réalisateur sélectionné), l’ajournement de la date de diffusion, etc., et peut avoir d’importantes conséquences budgétaires.

Dépenses et paiements

Au moment où l’agence reçoit l’acceptation de l’annonceur, elle facture immédiatement à ce dernier l’acompte du devis qui est de 50%.

Les modalités de paiement des tournages à l’étranger (premier versement de 75%) doivent avoir été acceptées par l’annonceur à l’avance.

L’annonceur doit en tout cas s’assurer que l’agence a reçu le paiement avant la date à laquelle celle-ci doit payer la société de production, car un retard de paiement de sa part ne constitue pas un motif d’ajournement du paiement dû à la société de production.

Frais encourus avant la signature du contrat avec la société de production

Si l’agence et la société de production conviennent de paiements d’avances à faire préalablement à la signature du contrat, ces paiements doivent être acceptés par l’annonceur et confirmés par écrit pour respecter les délais.