Lorsque l’agence reçoit l’acceptation écrite de l’annonceur de l’attribution du contrat conformément à la procédure précisée dans le (Voir document 5 : “Contrat de production de spots publicitaires”, elle doit immédiatement informer la société de production par écrit que celle-ci a obtenu le travail.

L’agence doit veiller à ce que la société de production reçoive le même jour une copie signée du contrat. Le prix contractuel doit correspondre à celui indiqué dans l’estimation acceptée.

Lorsque la société de production a reçu la confirmation écrite du travail, elle envoie à l’agence une facture égale à 50% du prix contractuel. Ce montant doit être payé endéans les 5 jours ouvrables avant le premier jour de tournage.

Pour les tournages à l’étranger, un accompte de 50% est facturé à l’agence de publicité. Cet acompte doit être payé au plus tard dans les 5 jours ouvrables avant le premier jour de tournage. Un deuxième acompte de 25% est facturé à l’agence de publicité après la fin du tournage, étant donné que la totalité des frais de production doivent être payés par la maison de production immédiatement à la fin du tournage au producteur étranger. Cette deuxième facture doit donc être payée immédiatement.

La société de production ne doit commencer aucun travail lié à la production principale avant d’avoir reçu la confirmation écrite de l’agence.

S’il est nécessaire d’entreprendre des travaux préparatoires avant la réception de la confirmation écrite, ceux-ci doivent avoir été acceptés par l’agence par écrit et celle-ci doit obtenir l’approbation préalable de l’annonceur. Si par la suite le projet ne se réalise pas, l’agence devra rembourser à la société de production les frais qu’elle a engagés.

La société de production doit émettre la facture du solde restant dû lorsque le travail contractuel est terminé et qu’il a été approuvé et accepté par l’agence et par le client. Ce montant doit être réglé dans les 30 jours fin du mois suivant la livraison du spot publicitaire définitif.

Dans le cas où le film ne serait pas achevé dans les deux mois qui suivent le tournage, la maison de production peut facturer le solde du montant dû.

Cependant, si les travaux de postproduction sont particulièrement longs, il se peut qu’un second acompte soit convenu entre les parties. L’agence est responsable de l’acceptation du travail contractuel et cette acceptation ne peut pas être différée ou refusée sans motif raisonnable.

Tout travail supplémentaire non compris dans les dispositions du contrat ou toute modification entraînant des frais supplémentaires doivent être autorisés au préalable et par écrit par l’agence en utilisant le document “Autorisation de frais supplémentaires”.
Voir document 7 : “Autorisation de frais supplémentaires”