La préproduction peut être définie comme “la phase qui suit la confirmation et l’attribution du projet, et qui aboutit au tournage”. Elle se termine par la réunion de préproduction (Pre Production Meeting ou PPM). À ce moment là, il est impératif que les scénarios, story-boards, etc. correspondent de façon satisfaisante au briefing créatif convenu et qu’à la fin de la PPM, toutes les parties impliquées soient d’accord sur les objectifs de la production.

Du fait que cette réunion est généralement unique, elle est la réunion la plus importante de l’ensemble du processus de production du spot publicitaire et elle constitue la dernière occasion d’aborder clairement toutes les questions qui n’ont pas été résolues auparavant ou sur lesquels des doutes peuvent subsister.

Il est toutefois important que la PPM soit planifiée selon des calendriers habituels et réalistes. Si ce n’est pas le cas, on prend le risque que tous les éléments décidés lors de la PPM ne soient pas exécutables ; ce qui peut avoir des conséquences sur le déroulement ultérieur de la production.

Toutes les parties concernées doivent bien comprendre que toute modification effectuée après la réunion de préproduction peut entraîner des perturbations, augmenter les coûts, et même compromettre la production définitive.

La préproduction

C’est au cours de la préproduction que sont mises en place toutes les phases du processus qui permettront au projet d’être réalisé avec succès et de respecter le calendrier et le budget. Ces phases comprennent par exemple la confirmation de la réservation de l’équipe de tournage et des équipements, les effets spéciaux (SFX), les extérieurs, les décors, les mannequins, le casting, les supports clé, etc. ainsi que la réservation du personnel.
Voir document 6 : “Check-list et ordre du jour d’une réunion de préproduction”

Les photos et / ou vidéos des décors extérieurs proposés doivent avoir été approuvées par l’agence avant d’être présentées à l’annonceur.

Les décors doivent être acceptés lorsqu’ils sont encore au stade de croquis par des représentants autorisés de l’agence et du client, qui doivent également pouvoir être consultés pendant leur construction et assister aux présentations des costumes et au “prelight”.

Il peut s’avérer nécessaire d’organiser une réunion de “pré”-préproduction lorsque des décisions doivent être prises à un stade précoce.

La réunion de préproduction

La dernière réunion de préproduction est une réunion de “confirmation” ; ce n’est pas une réunion “créative” et tous les problèmes particuliers doivent avoir été abordés et résolus à ce stade.

Les représentants responsables et autorisés de l’annonceur, de l’agence et de la société de production doivent participer à cette réunion.

Elle doit avoir lieu idéalement sept jours au moins avant le premier jour du tournage.

Le producteur de l’agence est chargé de préparer l’ordre du jour de cette réunion, de la coordonner et de la présider, et de veiller à la rédaction d’un compte rendu complet.

L’ordre du jour de la réunion doit être préparé sur la base du modèle présenté.
Voir document 6 : “Check-list et ordre du jour d’une réunion de préproduction”

Au cours de la réunion, les responsabilités liées à chaque étape du processus doivent être clairement assignées aux personnes appropriées.

Le compte rendu doit être distribué rapidement à toutes les personnes impliquées dans la production ; toutes les questions doivent être immédiatement réglées avec le producteur de l’agence.

Après la réunion, l’agence et la société de production peuvent, si nécessaire, réviser le PIBS et convenir de modifications du prix contractuel qui peuvent faire suite à tout changement des circonstances. Toute modification de ce type doit être approuvée par l’annonceur.

Toute modification du prix contractuel doit être confirmée par un avenant écrit au contrat dûment signé par l’agence et par la société de production.