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| LE TOURNAGE |
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La société de production doit fournir au producteur de l’agence avant le tournage une feuille de service et une liste des prises de vue / shooting-board indiquant le timing prévu pour les phases les plus importantes.
Les membres de l’agence autorisés à assister au tournage sont le producteur autorisé de l’agence et / ou les autres représentants autorisés ainsi que les membres de l’équipe créative.
Les représentants de l’agence doivent être présents à l’heure à laquelle ils ont été convoqués ou à tout autre moment convenu et ils doivent pouvoir être consultés pendant tout le tournage. Ils doivent, autant que possible, respecter la pratique du secteur qui consiste à ce que l’agence parle “d’une seule voix” sur le plateau de tournage et s’efforcer de ne pas retarder le travail par leurs délibérations.
Il est souhaitable, bien que pas toujours indispensable, qu’un représentant autorisé de l’annonceur assiste au tournage accompagné d’un membre de l’équipe commerciale de l’agence, et qu’ils puissent être consultés sur certains aspects spécifiques du film. L’annonceur doit toujours être à même de prendre des décisions lorsque c’est nécessaire.
Tous les collaborateurs spécialisés ou conseillers délégués par le client, l’agence ou la société de production (par ex. un intendant, un technicien produit, etc.) doivent obéir aux instructions du réalisateur et du producteur de la société de production pendant le tournage en matière d’heures de présence et de discipline de travail.
La présence d’autres visiteurs sur les lieux du tournage n’est admise qu’en cas d’accord préalable entre l’agence et la société de production du film. Les visiteurs doivent se présenter soit au producteur de l’agence, soit au producteur de la société de production lors de leur arrivée sur les lieux du tournage.
Toute personne assistant au tournage, y compris les visiteurs, doit respecter les consignes et interdictions posées par la société de production en matière de sécurité et d’efficacité.
Le client est responsable de la fourniture du produit et les emballages sont présentés de la manière convenue lors de la réunion de préproduction.
Toute demande du(des) représentant(s) de l’agence ayant pour objet de contrôler la prise de vue ou de visionner la vidéo qui s’y rapporte doit être adressée au producteur. Il vaut mieux éviter un usage excessif du dispositif de “replay” de la vidéo pour ne pas entraîner de retards dans l’horaire du tournage. Il appartient à la société de production de déterminer, en concertation avec les représentants de l’agence et de l’annonceur et lorsque les exigences du scénario, du story-board et de l’animatic ont été remplies, s’il est souhaitable de continuer le tournage, sans augmenter l’estimation de prix convenue, pour améliorer l’interprétation créative.
Toute modification ou adjonction apportée au spot publicitaire pendant le tournage doit faire l’objet d’un accord entre les parties. Si les changements requis impliquent des frais supplémentaires, une évaluation de ces frais doit être fournie sur place lorsque c’est possible et le représentant autorisé de l’agence doit donner une confirmation écrite avant que le travail ne soit effectué. Ces frais doivent être enregistrés sur un formulaire “Autorisation de frais supplémentaires” Voir document 7 : “Autorisation de frais supplémentaires”.
L’annonceur ne doit accepter des frais supplémentaires que s’ils sont justifiés par un tel formulaire, dûment complété et signé par les représentants de la société de production et de l’agence. (Il est évident que dans certains cas, il peut s’avérer impossible de fournir une estimation absolument exacte “sur place”, mais s’il est convenu que le travail est nécessaire au bon déroulement du tournage, toute incertitude relative à cette estimation doit être mentionnée sur le formulaire et faire l’objet d’un suivi ultérieur).
