06	BRIEFING VAN HET PRODUCTIEHUIS
	Na de goedkeuring van het script door de klant, beslist het reclamebureau of slechts één offerte gevraagd wordt aan een productiehuis dat door het reclamebureau voorgesteld wordt of dat een mededingingsprocedure ingesteld wordt waarbij offertes opgevraagd worden bij meerdere bedrijven, waarvan het reclamebureau een shortlist voorstelt. De shortlist mag niet meer dan drie productiehuizen bevatten. Het productiehuis moet van bij het begin meegedeeld worden of slechts één of meerdere offertes opgevraagd worden. Indien slechts één offerte werd gevraagd, en achteraf meerdere offertes nodig zijn, moet de originele offertebieder daar worden van ingelicht. Als eerste stap dient een briefing plaats te vinden tussen het reclamebureau (TV-producer en het creatieve team) en het betrokken productiehuis om tot een overeenstemming te komen over alle belangrijke fases van de productie. Deze worden schriftelijk vastgelegd in de Productie- en Verzekering Briefingspecificatie . Zie Document 2: "PIBS - Production & Insurance Briefing Specification" De volgende regels zijn van toepassing, zowel voor offertes op basis van mededinging, als voor een offerte van één enkel bedrijf: Alle productiehuizen die akkoord gaan om een offerte te maken, moeten een PIBS krijgen in het overeengekomen formaat, met daarin een verwijzing naar alle vereisten of speciale kenmerken van de productie. De instructie moet alle relevante informatie bevatten vanaf de research rond het storyboard, de eventuele animatics of testfilms. Bij afwezigheid van een PIBS, zal de offerte worden aangepast indien welbepaalde eisen - onbekend voor het productiehuis op het ogenblik van de opmaak van de offerte - door het reclamebureau op een later ogenblik worden meegedeeld. De adverteerder moet volledig op de hoogte worden gehouden. Indien er vóór het opvragen van offertes nog geen goedkeuring werd gegeven door de aangeduide verantwoordelijke(n) voor het opstarten van een filmproductie, moet die toestemming zo snel mogelijk worden verkregen. Het productiehuis dient op de hoogte gehouden te worden van alle ontwikkelingen, zeker van deze die het overeengekomen productieproces kunnen beïnvloeden. Alle relevant materiaal moet ter beschikking worden gesteld van het betrokken productiehuis, zodat een degelijke budgetraming opgesteld kan worden. Hierdoor wordt vermeden dat concepten ontwikkeld worden die niet passen binnen het budget of die niet voldoen aan de verwachtingen van de adverteerder of het reclamebureau. Het reclamebureau moet zorgen voor een duidelijke productieplanning en de datum vaststellen voor de definitieve aanlevering van de voltooide reclamefilm, of het nu voor een verkoopbijeenkomst of voor uitzending is. Er moet voldoende tijd voorzien worden voor het opmaken van de offertes, zeker bij producties die een substantiële decoropbouw of buitenlandse locaties vergen, of indien het productiehuis de nodige research moet doen vooraleer de offerte opgesteld kan worden. Bij offertevraag bij mededinging, moeten alle productiehuizen een zelfde tijdspanne krijgen om hun offerte op te stellen en moeten de offertes op dezelfde datum ingeleverd worden. Met uitzondering van een fast-track-productie, moet er minimaal een werkweek worden voorzien tussen de briefingvergadering en het afleveren van een offerte. Een productieofferte wordt als definitief beschouwd, indien deze gebaseerd is op de intentienota van de regisseur. Ingediende offertes, opgesteld vooraleer men kennis heeft genomen van deze intentienota, worden beschouwd als ramingen op basis van het script. Alle offertes moeten afgeleverd worden op het formaat van de standaard productieofferte. Zie document 3 : "Production Estimate "
	Inhoud   I    Previous   I    Next