Preproductie wordt gedefinieerd als ‘de fase die volgt op de bevestiging en aanvaarding van de opdracht die leidt tot het maken van de opnames’. Ze culmineert in de preproductie vergadering (PPM = Pre-Production Meeting). Tegen die tijd is het belangrijk dat scripts, storyboards enz. beantwoorden aan de afgesproken creatieve richtlijnen en dat op het einde van de PPM alle betrokken partijen het eens zijn over de doelstellingen van de productie.

Vermits de PPM normaal gezien de enige en belangrijkste vergadering binnen het geheel van het commerciële productieproces is, is het een laatste gelegenheid om over alle aspecten van de productie waarover eerder geen overeenkomst was, of waarover nog enige twijfel bestaat, definitief overeen te komen.

Het is evenwel van belang dat de PPM wordt gepland volgens de gebruikelijke en realistische tijdschema’s. Indien dit niet geval is, kan het mogelijk zijn dat niet alle elementen op de PPM kunnen beslist worden, wat op zijn beurt gevolgen kan hebben voor het verdere verloop van de productie.

Het moet voor alle betrokken partijen volkomen duidelijk zijn dat elke wijziging na de PPM kan leiden tot een onderbreking en toename van de kosten, waardoor uiteindelijk de volledige productie in gedrang gebracht wordt.

Preproductie
Tijdens de preproductie moeten alle relevante stappen uit het proces in beeld gebracht worden, zodat de productie met succes en volgens het vooropgestelde budget en op schema kan verlopen. Deze stappen omvatten bijvoorbeeld het boeken en bevestigen van de crew, de reservering van het technisch materiaal, het voorzien van speciale effecten (SFX), het vastleggen van locaties, sets, modellen, casting, sleutelrekwisieten, enz.
Zie document 6 : "Checklist en agenda voor een PPM"

Foto’s en / of video's van de voorgestelde locaties moeten worden goedgekeurd door het reclamebureau voor ze aan de adverteerder worden voorgelegd.

Er moet een akkoord zijn door het bevoegd reclamebureau en de vertegenwoordiger van de klant over de art direction van de sets op basis van een beschrijving of tekening. Klant en reclamebureau moeten beschikbaar zijn om te worden geraadpleegd tijdens de opbouw van het decor en de doorpas voor kostuums en pre-light bij te wonen.

Het kan noodzakelijk zijn een ‘pre’-preproductie vergadering (pre-PPM) samen te roepen, waar beslissingen kunnen genomen worden in een vroeg stadium.

De preproductie vergadering (PPM)
De uiteindelijke preproductie vergadering is een ‘bevestiging’-vergadering; het is geen ‘creatieve’ vergadering, omdat alle relevante kwesties in dit stadium reeds zijn opgelost en overeengekomen.

De verantwoordelijke en gemachtigde vertegenwoordigers vanwege de adverteerder, het reclamebureau en het productiehuis, wonen de vergadering bij. Deze wordt idealiter minstens 7 dagen voor de eerste opnamedag gehouden.

De TV-producer van het reclamebureau is verantwoordelijk voor het opmaken van de agenda, de coördinatie en het leiden van de vergadering, alsook voor het nemen van notities. De agenda voor de vergadering moet steunen op het aangegeven formaat.
Zie document 6 : "Checklist en agenda voor een PPM"

Tijdens de vergadering moet de verantwoordelijkheid voor elke stap in het proces duidelijk toegewezen worden aan de meest geschikte personen.

De notities over alle besproken punten moeten meteen worden verstrekt aan iedereen die bij de productie betrokken is; alle bedenkingen hieromtrent moeten meteen worden besproken met de TV-producer van het reclamebureau.

Na de vergadering kunnen het reclamebureau en het productiehuis desgewenst de PIBS herzien en wijzigingen aan de afgesproken prijs overeenkomen, die het gevolg kunnen zijn van gewijzigde omstandigheden. Deze wijzigingen moeten door de klant worden goedgekeurd.

Elke verandering aan de vastgelegde prijs moet schriftelijk worden bevestigd middels een overeengekomen amendement aan het contract, dat ondertekend wordt door het reclamebureau en het productiehuis.