De opname moet plaatsvinden zoals overeengekomen op de laatste PPM en onder de leiding van het productiehuis.

Een callsheet en short list/storyboard met de voorgenomen timing van de cruciale fasen worden voor aanvang van de draaiperiode door het productiehuis ter beschikking gesteld van de TV-producer van het reclamebureau.

De aanwezigheid van het reclamebureau bij de opnames bestaat uit de gemachtigde TV-producer van het reclamebureau en / of andere gemachtigde vertegenwoordiger(s) en leden van het creatieve team.

De vertegenwoordigers van het reclamebureau moeten aanwezig zijn op de call time, die vooraf meegedeeld werd en zij moeten tijdens de hele duur van de opnames voor raadpleging beschikbaar zijn. Ze worden verzocht hun bemerkingen en suggesties tijdens het draaien onderling op elkaar af te stemmen en op eenduidige manier te communiceren naar het productiehuis zodat het werkproces niet vertraagd wordt.

Het is wenselijk, alhoewel niet altijd essentieel, dat een gemachtigde vertegenwoordiger van de adverteerder de opnames bijwoont, al dan niet vergezeld van een lid van het account-team van het reclamebureau zodat ze beschikbaar zijn voor eventuele consultatie rond specifieke aspecten van de film. De betrokken vertegenwoordiger moet altijd de machtiging hebben om beslissingen te nemen waar nodig.

Om het even welke specialist of adviseur, voorgesteld door de adverteerder, het reclamebureau of het productiehuis (vb foodstylist, productspecialist, enz.) valt tijdens de opnamedag onder het gezag van de regisseur en de producer van het productiehuis, voor wat betreft de uren van aanwezigheid en de werkdiscipline.

De aanwezigheid van andere bezoekers bij de opnames is alleen mogelijk na voorafgaande afspraak met het reclamebureau en het filmproductiehuis. Bezoekers moeten zich bij hun aankomst op de opname aanmelden bij ofwel de TV-producer van het reclamebureau ofwel bij de producer van het productiehuis.


Iedereen die de opnames bijwoont, bezoekers inbegrepen, moet zich schikken naar de wensen of restricties van het productiehuis, en dit in het belang van de veiligheid en het efficiënte verloop van de opnames.

Het is de verantwoordelijkheid van de klant om de aanvoer van producten en verpakkingen te verzekeren zoals overeengekomen op de PPM.

Elk verzoek van vertegenwoordiger(s) van het reclamebureau om een shot te checken of de videocontrol- opnames te zien, moet worden gericht aan de producer. Te uitvoerig gebruik van de videovisie moet worden vermeden om vertraging in de opnameplanning te vermijden.

Het komt het productiehuis, in samenspraak met het reclamebureau en de vertegenwoordigers van de adverteerder toe te bepalen of er, nadat de eisen van het script vervuld zijn, verder gefilmd zal worden, zonder dat het goedgekeurde budget verhoogd wordt, om de creatieve aanpak te verbeteren.

Elke verandering of toevoeging aan de spot tijdens de opnames moet gebeuren in akkoord tussen alle partijen. Indien er wijzigingen nodig zijn, die bijkomende kosten vergen, moet er, waar mogelijk, ter plekke een schatting van de kosten worden gegeven, en moet de gemachtigde vertegenwoordiger van het reclamebureau schriftelijke toestemming geven, vooraleer het werk wordt uitgevoerd. De kosten worden opgenomen op een ‘Toestemming voor Extra Kosten’-formulier. (Zie document 7 : "Toestemming voor Extra Kosten") De klant moet deze extra kosten alleen aftekenen indien ze worden ondersteund door dit formulier, volledig zijn afgewerkt, en ondertekend door de vertegenwoordigers van het productiehuis en het reclamebureau.

(Er wordt benadrukt dat het soms niet mogelijk is om op de set een volkomen adequate offerte te maken, maar indien men het er over eens is dat het werk noodzakelijk is voor een succesvolle voltooiing van de opnamen, moet om het even welke onzekerheid rond de offerte op het ‘Toestemming voor Extra Kosten’-formulier worden genoteerd. Later wordt dan het definitieve bedrag meegedeeld.)